Một trong những trách nhiệm quan trọng nhất mà một doanh nghiệp nhỏ có là trả tiền cho nhân viên của mình một cách chính xác và đúng hạn.
Trong quá khứ, việc thực hiện bảng lương là một quá trình tỉ mỉ yêu cầu nhân viên nhân sự theo dõi các bảng thời gian của nhân viên, tính toán giờ làm thêm hoặc chuyển đổi vài phút thành giờ.
Thời gian và nguồn lực quý giá đã được sử dụng để đảm bảo rằng luật pháp đã được tuân thủ và công nhân được trả tiền chính xác.
Mặc dù một số tiếp tục sử dụng các phương pháp truyền thống để theo dõi giờ và thực hiện bảng lương, những người khác đã thực hiện một cách tiếp cận hiện đại hơn.
Hệ thống tham dự thời gian cho phép người lao động nhập và quản lý giờ của chính họ, loại bỏ gánh nặng của người sử dụng lao động.
Bằng cách hợp lý hóa quá trình tham dự, các doanh nghiệp đã tiết kiệm tiền, tăng năng suất và cải thiện việc tuân thủ luật lao động.
Dưới đây là tất cả mọi thứ để biết về đồng hồ thời gian của nhân viên và cách các tổ chức có thể sử dụng chúng cho lợi ích của họ.
Đồng hồ thời gian của nhân viên là gì?
Một hệ thống đồng hồ nhân viên là mộtthiết bịĐiều đó ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc cho nhân viên hàng giờ tại nơi làm việc. Tùy thuộc vào loại phần mềm theo dõi thời gian, công nhân có thể đấm vào ứng dụng đồng hồ thời gian hoặc trên bảng điều khiển tại nơi làm việc.
Punch - trong dữ liệu được tích hợp tự động với hệ thống phần mềm bảng lương được nhân viên nhân sự sử dụng để trả cho nhân viên trong nhiều giờ làm việc. Mục đích của phần mềm đồng hồ thời gian là theo dõi điện tử và tham dự tài liệu để duy trì độ chính xác của bảng lương.
Có năm loại đồng hồ thời gian khác nhau, bao gồm -
1. Đồng hồ thẻ đấm
Nhân viên chèn một thẻ giấy vào máy khi đến và rời công việc. Máy đóng dấu ngày và giờ trên thẻ để chỉ ra thời gian bắt đầu và kết thúc.
Do tính đơn giản của chúng, những chiếc đồng hồ này thường được thực hiện bởi các doanh nghiệp nhỏ không sử dụng công nhân từ xa.
2.Đồng hồ kỹ thuật số
Với đồng hồ thời gian kỹ thuật số, thay vì tiêm thẻ đấm, công nhân quẹt thẻ với dải từ thông qua máy. Máy tự động theo dõi cú đấm - theo ngày và thời gian để sử dụng sau bởi nhân viên bảng lương.
Touchpad điện tử là một loại đồng hồ kỹ thuật số khác không yêu cầu nhân viên giữ thẻ. Thay vào đó, công nhân đặt mã cá nhân vào một máy tự động lưu cú đấm - trong dữ liệu.
3. Phần mềm Trạm thời gian
Phần mềm Trạm thời gian cho phép công nhân đồng hồ vào và ra thông qua máy tính. Nhân viên sử dụng một máy tính cụ thể cho tất cả các cú đấm - Ins.
Hoặc các doanh nghiệp có thể tích hợp phần mềm với một máy tính cá nhân để cho phép nhân viên tham gia thời gian tại các máy trạm cá nhân của họ.
Một lợi ích cho phần mềm Trạm thời gian là dữ liệu thời gian có thể được tích hợp với hệ thống phần mềm bảng lương, giúp việc tiến hành bảng lương dễ dàng hơn sau đó.
4. Đồng hồ vân tay
Đồng hồ thời gian sinh trắc học xác định một người thông qua các đặc điểm cá nhân của con người như dấu vân tay.
Nhân viên đặt ngón tay của họ lên máy quét xác định người bằng cách khớp với đầu ngón tay với hình ảnh được lưu trữ trước - trong cơ sở dữ liệu. Nếu có một trận đấu chính xác, máy đồng hồ thời gian tạo ra âm thanh cảm ơn rõ rệt.
Đồng hồ thời gian dấu vân tay sinh trắc học ngăn chặn cú đấm hoặc gian lận của bạn thân vì dấu vân tay là không thể trùng lặp.
Một lợi ích khác là nhân viên không còn cần phải lo lắng về việc ghi nhớ mã hoặc vô tình quên thẻ đấm của họ ở nhà. Thật khó để quên một phần của cơ thể!
5. Đồng hồ đấm tay
Đồng hồ đấm tay là một dạng khác của hệ thống xác thực sinh trắc học. Thay vì dấu vân tay, các loại đồng hồ này sử dụng lòng bàn tay để xác thực danh tính của công nhân.
Một trình quét phù hợp với một phần của lòng bàn tay với hình ảnh cơ sở dữ liệu được lưu trữ trước - để xác minh công nhân. Giống như đồng hồ vân tay, các loại thiết bị này cũng hữu ích trong việc ngăn chặn việc đấm và lừa đảo bạn thân.
Tại sao đồng hồ thời gian lại quan trọng?
Công nhân sử dụng mộtThiết bị chấm côngCó một đại diện chính xác khi ngày của họ bắt đầu và kết thúc.
Nhà tuyển dụng sẽ biết chính xác khi nào một thành viên trong nhóm dự kiến ăn trưa hoặc nghỉ ngơi, và khi anh ấy/cô ấy được cho là quay lại. Điều này đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm không được yêu cầu làm việc nhiều hơn họ dự định.
Một hệ thống phần mềm thời gian hiệu quả cũng đảm bảo rằng mọi người đang làm việc khi họ được cho là. Các nhà quản lý có thể sử dụng Punch - trong dữ liệu làm bằng chứng để đối đầu với những người luôn trễ hoặc ăn trưa quá nhiều. Điều này sẽ giúp tối đa hóa năng suất và hiệu quả theo thời gian.
Đồng hồ - trong dữ liệu được tích hợp tự động với hệ thống phần mềm giúp các nhân viên nhân sự đơn giản hơn nhiều để tiến hành bảng lương. Tích hợp bảng lương giúp việc tuân thủ luật lao động dễ dàng hơn vì có dữ liệu để chứng minh rằng nhân viên đang làm việc chính xác số giờ và được thanh toán phù hợp.
Đồng hồ thời gian có lợi như thế nào?
Đồng hồ thời gian cung cấp một số lợi ích cho các doanh nghiệp, bao gồm -
1. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Tự động thu thập dữ liệu và thực hiện các tính toán - Vì đấm - trong dữ liệu được tự động thu thập và tính toán, nhân viên nhân sự dành ít thời gian hơn để xác minh giờ và sắp xếp thông qua bảng thời gian.
Cung cấp ít chỗ hơn cho lỗi của con người - Chuyển đổi vài phút theo giờ thành giờ và ước tính làm thêm giờ là một quá trình tỉ mỉ dễ tính toán sai.
Tính toán không chính xác chi phí doanh nghiệp lên tới 7% chi phí biên chế tổng thể của họ. Điều này cũng dẫn đến nhiều công việc hơn để sửa đổi sai lầm trong một mức lương sau này.
Phần mềm đồng hồ thời gian loại bỏ các cơ hội cho lỗi của con người và tiết kiệm tiền bằng cách tự động thực hiện tất cả các tính toán cần thiết.
Giảm thiểu gian lận
Nhân viên không còn có thể yêu cầu một người bạn đồng hồ cho họ khi sử dụng thiết bị đồng hồ thời gian. Một số phần mềm chấm công tích hợp với GPS để đảm bảo người lao động là nơi họ cần đến khi đấm vào.
Điều này cũng sẽ tiết kiệm tiền bằng cách đảm bảo các doanh nghiệp đang trả chính xác những gì họ nợ cho đúng người.
Giúp việc theo dõi chi phí lao động dễ dàng hơn
Các doanh nghiệp có thể thấy nhân viên nào đang làm việc số giờ lớn nhất và lĩnh vực lao động đắt nhất.
Phần mềm đồng hồ thời gian cũng cho thấy ai đang sử dụng nhiều thời gian nhất để hoàn thành công việc và cách các chi phí này tích lũy và so sánh với các tiêu chuẩn ngành.
Các doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn về việc nên thuê nhiều công nhân hơn hay đối đầu với một nhân viên kém năng suất hơn anh ta/cô ta.
2. Tăng năng suất và sự tham gia của nhân viên
Đồng hồ thời gian cũng cải thiện mức năng suất và hiệu quả trong khi tối đa hóa tinh thần của nhân viên. Có một số lý do cho điều này, chẳng hạn như -
Nhà tuyển dụng có quyền truy cập ngay vào dữ liệu bảng lương - Các thiết bị chấm công cho phép các doanh nghiệp truy cập ngay vào dữ liệu và báo cáo thể hiện sự chậm trễ hoặc vắng mặt quá mức.
Bằng cách giữ thông tin, việc giải quyết các vấn đề tham dự và tăng năng suất sẽ dễ dàng hơn và tăng năng suất.
Người quản lý có thể ngăn chặn sự vắng mặt
Vắng mặt gây ra các gián đoạn không đổi trong dòng chảy của ngày - đến - hoạt động trong ngày. Đồng hồ thời gian giúp người sử dụng lao động dễ dàng theo dõi những người lao động có xu hướng gọi ra thường xuyên. Nhà tuyển dụng có thể làm việc với những cá nhân này để ngăn chặn và giảm thiểu sự vắng mặt trong tương lai.
Đồng hồ thời gian giúp cải thiện văn hóa công ty
Khi có một loạt các nhân viên gọi công việc, có một giả định rằng quản lý là lỏng lẻo. Nhân viên sẽ thực hiện công việc của họ ít nghiêm túc hơn và không lo lắng về việc gọi điện.
Đồng hồ thời gian giúp giải quyết các vấn đề tham dự và giảm vắng mặt dễ dàng hơn, giúp cải thiện tinh thần. Điều này sẽ làm giảm các vấn đề tham dự trong khi cải thiện mức năng suất.
Quy tắc đồng hồ thời gian của nhân viên là gì?
CácĐạo luật tiêu chuẩn lao động công bằng(FLSA) ủy quyền cho một bộ quy tắc cho giờ nhân viên, làm thêm giờ và thanh toán. Dưới đây là các quy định và quy tắc quan trọng để tuân theo -
1. Thời gian theo dõi
FLSA cho phép nhà tuyển dụng theo dõi thời gian theo bất kỳ cách nào họ muốn miễn là hồ sơ là chính xác. Tùy chọn bao gồm -
Clocking sinh trắc học -Bất kỳ phương pháp nào sử dụng máy quét sinh trắc học để theo dõi cú đấm - trong dữ liệu của mọi công nhân
Clocking gần -Một hệ thống sử dụng các phương pháp khác nhau như thẻ đấm hoặc huy hiệu ID để quản lý thời gian của nhân viên
PC clocking -Nhân viên có thể sử dụng phần mềm để ghi lại thời gian của họ trên máy tính cá nhân
SMS CLOCKE -Điều này cung cấp một cách để đồng hồ thông qua tin nhắn văn bản
2. Làm tròn
FLSA cho phép các nhà tuyển dụng làm tròn số lượng phút của nhân viên thay vì ghi lại số phút chính xác làm việc.
Các doanh nghiệp có thể đo thời gian theo 10 phút và sau đó làm tròn hoặc giảm tùy thuộc vào mức độ gần với mức tăng được theo dõi.
Ví dụ, nếu một người làm việc 7 giờ 58 phút, 58 sẽ làm tròn tới 60. Điều này có nghĩa là nhân viên đã làm việc tổng cộng 8 giờ.
3. Quy định 7 phút
Hầu hết các doanh nghiệp theo dõi thời gian trong khoảng thời gian 10 đến 15 phút. Đối với gia số 15 phút, 7 phút là việc cắt giảm. Trong 8 phút trở lên, người sử dụng lao động sẽ làm tròn.
Ví dụ, nếu làm việc 4 giờ và 6 phút, nhà tuyển dụng có thể làm tròn xuống còn 4 giờ làm việc. Nếu làm việc 4 giờ 12 phút, người sử dụng lao động có thể làm tròn tới 4 giờ và 15 phút làm việc.
Tại sao các quy tắc đồng hồ thời gian của nhân viên lại quan trọng?
Thực hiện các quy tắc chấm công hiệu quả là rất cần thiết chotuân thủvới luật pháp và quy định của tiểu bang và liên bang. Sử dụng đồng hồ thời gian sẽ giảm thiểu cơ hội phá vỡ một trong những quy tắc này.
Không - Nhân viên miễn trừ là những người làm việc theo lịch trình hàng giờ. Các doanh nghiệp được yêu cầu theo dõi giờ của họ và phá vỡ và bồi thường cho họ trong bất kỳ giờ làm việc ngoài giờ làm việc.
Bởi vì nhân viên không được miễn trừ làm việc nhiều giờ, việc sử dụng thiết bị chấm công giúp quản lý chính xác thời gian của họ.
Kiểm tra xem nhà nước đã ban hành các luật lập lịch dự đoán yêu cầu các doanh nghiệp đưa ra thông báo nâng cao về bất kỳ thay đổi nào trong lịch trình đối với các nhân viên không-.
Nó cũng rất cần thiết để đảm bảo một hệ thống chấm công tốt được áp dụng vì thay đổi lịch trình có thể khiến nó trở nên khó khăn hơn khi theo dõi thời gian theo cách thủ công.
Giờ không - Các nhân viên miễn trừ được quyền thanh toán ở một số trạng thái nhất định nếu họ đang ở trên - cuộc gọi. Có trên cuộc gọi - có nghĩa là một nhân viên có sẵn để làm việc và đang chờ nhà tuyển dụng liên hệ với anh ấy/cô ấy để vào.
Ở một số trạng thái nhất định, những người làm việc trên - được bồi thường ngay cả khi chúng không được gọi vào công việc. Nhân viên HR có thể khó theo dõi thời gian trên - nhân viên gọi không thực sự tại nơi làm việc.
Việc triển khai hệ thống đồng hồ thời gian giúp tuân thủ bất kỳ quy định trạng thái nào vì trên - CALL Công nhân có thể chỉ cần quản lý thời gian của chính họ thông qua điện thoại di động hoặc máy tính cá nhân của họ.
Các quy tắc của FLSA chỉ ra rằng những người lao động không được miễn trừ được trả lương ngoài giờ tương đương hoặc nhiều hơn 1 và lần trả lương bình thường của họ nếu làm việc hơn 40 giờ mỗi tuần.
Các doanh nghiệp chịu trách nhiệm đảm bảo nhân viên không được miễn trừ rằng làm việc ngoài giờ được trả tiền chính xác. Sử dụng đồng hồ thời gian để quản lý giờ làm thêm sẽ giảm áp lực của nhân viên nhân sự và ngăn chặn vi phạm bất kỳ luật lao động nào.
Cách quản lý thời gian và sự tham dự của nhân viên
Dưới đây là những thực tiễn tốt nhất để quản lý thời gian và sự tham dự của nhân viên tại nơi làm việc -
1. Các vấn đề vắng mặt nghiên cứu
Xác định những vấn đề vắng mặt nào tồn tại, tại sao chúng tồn tại và các giải pháp tốt nhất để giải quyết mọi vấn đề tái diễn.
Thực hiện một cách tiếp cận toàn diện kiểm tra cú đấm lịch sử - trong dữ liệu, các khu vực vấn đề cụ thể và các bộ phận có mức độ vắng mặt cao nhất.
2. Chiến lược để giảm vắng mặt
Một khi nguyên nhân gốc rễ của sự vắng mặt được nghiên cứu và phân tích, ban hành các chiến lược để chống lại vấn đề. Dưới đây là các thực tiễn tốt nhất -
Thực hiện hành động kỷ luật- Hướng dẫn bộ phận nhân sự theo dõi sự vắng mặt và ban hành các biện pháp kỷ luật khi cần thiết.
Yêu cầu xác minh bệnh tật- Sau 2 ngày, yêu cầu người lao động hiển thị ghi chú của bác sĩ để xác minh bệnh tật. Điều này sẽ ngăn các nhân viên gọi ra bệnh trừ khi có lý do-} về mặt y tế để làm như vậy.
Sử dụng thời gian trả tiềnNgoài ngân hàng- Thời gian thanh toán cho các ngân hàng cung cấp cho người lao động một số ngày được phân bổ cho bệnh tật, kỳ nghỉ hoặc các mục đích khác. Việc sử dụng ngân hàng thời gian trả tiền cho phép nhân viên sử dụng quyết định của họ để thực hiện thời gian - TẮT các yêu cầu.
Phần thưởng nhân viên tuân thủ- Thực hiện một bệnh - để lại chính sách khuyến khích trong đó tiền thưởng tiền mặt được trao cho những người có sự vắng mặt tối thiểu. Điều này sẽ tăng mức năng suất trong khi tạo ra văn hóa công ty khuyến khích người lao động tuân theo các quy tắc.
Kết hợp một chương trình chăm sóc sức khỏe- Vì có một liên kết giữa bệnh tật và sự vắng mặt, việc thực hiện một chương trình chăm sóc sức khỏe có thể là một ý tưởng có lợi. Nếu có thể về mặt tài chính, hãy cung cấp tư cách thành viên phòng tập thể dục hoặc cung cấp một danh sách các tài nguyên cho người lao động khuyến khích cuộc sống lành mạnh.
Tại sao một người theo dõi tham dự nhân viên
Một đồng hồ thời gian và phần mềm tham dự của nhân viên hiệu quả có thể hợp lý hóa công việc, tiết kiệm tiền và thúc đẩy thành công của công ty. Đây làlý do quan trọngTại sao một trình theo dõi tham dự -
Chứng minh khả năng giải quyết các vấn đề tham dự
Điều quan trọng là đảm bảo rằng bất kỳ chính sách nào liên quan đến thời gian phá vỡ hoặc ngày ốm không bị lạm dụng.
Có một hệ thống chấm công hiệu quả sẽ giúp quản lý giải quyết mọi mối quan tâm dai dẳng với những người thích hợp.
Cho phép người sử dụng lao động thích nghi với người lao động từ xa
Sử dụng một thiết bị theo dõi thời gian của nhân viên quản lý thời gian của người lao động từ xa và thực thi trách nhiệm mà không bị hạn chế quá mức.
Các doanh nghiệp muốn tiết kiệm tiền bằng cách sử dụng công nhân từ xa có thể yên tâm rằng năng suất sẽ không bị ảnh hưởng.
Đảm bảo độ chính xác bảng lương
Một hệ thống quản lý tham dự đặc biệt hữu ích để duy trì độ chính xác của bảng lương. Nó ngăn chặn vô tình thanh toán quá mức hoặc trả lương không - nhân viên được miễn hàng giờ vì giờ được tính toán chính xác như họ được nhập.
Quảng cáo bộ sưu tập dữ liệu năng suất thời gian real -
Sử dụng một phương pháp đáng tin cậy để thu thập thực sự - Thông tin tham dự thời gian cho thấy ai là người làm việc hiệu quả và ai không.
Một cái nhìn chính xác về mức năng suất giúp thuê và lên lịch dễ dàng hơn theo nhu cầu của mỗi bộ phận.
Theo thời gian, điều này có thể tiết kiệm tiền vì các doanh nghiệp sẽ được tuyển dụng và lên lịch dựa trên dữ liệu năng suất đáng tin cậy thay vì bản năng một mình.
Đo lường các nhiệm vụ biên chế nhân sự
Các thiết bị chấm công cho phép người lao động theo dõi thời gian của chính mình thay vì dựa vào một hoặc hai nhân viên trả lương để quản lý toàn bộ nhiệm vụ.
Cung cấp bằng chứng trong trường hợp vụ kiện
Các thiết bị thời gian thu thập đồng hồ chính xác - trong dữ liệu chứng minh hữu ích trong trường hợp vụ kiện hoặc kiểm toán từ IRS.
Thông tin này có thể được sử dụng làm bằng chứng trong trường hợp một nhân viên cũ cố gắng kiện về tiền lương bị mất hoặc nếu nhà nước tuyên bố không có - tuân thủ các quy định của FLSA.
Phần kết luận
Dưới đây là những điểm chính để nhớ các hệ thống quản lý thời gian.
Chọn đúng hệ thống quản lý thời gian- Quyết định thiết bị nào là tối ưu cho nhu cầu của công ty. Các tùy chọn bao gồm đồng hồ thẻ đấm, đồng hồ kỹ thuật số, phần mềm trạm thời gian, đồng hồ vân tay hoặc đồng hồ đấm tay.
Hãy nhớ lý do sử dụng đồng hồ thời gian- Đồng hồ thời gian cung cấp một đại diện chính xác của giờ làm việc trong khi quản lý chính xác thông tin bảng lương cho nhân viên nhân sự.
Nghiên cứu những lợi ích- Hệ thống quản lý thời gian tiết kiệm thời gian, tiền bạc, tăng năng suất và tăng cường tinh thần tại nơi làm việc.
Biết và tuân theo các quy tắc FLSA- Các quy tắc nghiên cứu FLSA cùng với các quy định của nhà nước để đảm bảo rằng tất cả các luật được tuân theo.
Chiến lược để ngăn chặn sự vắng mặt- Thực hiện các chính sách khuyến khích tham dự. Ví dụ, ban hành các biện pháp kỷ luật cho những người phạm tội lặp lại, kết hợp một chương trình chăm sóc sức khỏe hoặc yêu cầu xác minh bệnh tật.
Biết tại sao sử dụng một hệ thống chấm công- Trong số các lợi ích khác, hệ thống quản lý thời gian tăng độ chính xác của bảng lương, cải thiện năng suất, cung cấp trở lại - Up Clock - trong dữ liệu và hợp lý hóa công việc nhân sự.
