Khi công nghệ tiếp tục phát triển, một số công ty có thể cảm thấy rằng máy ghi thời gian thẻ đấm đã lỗi thời và không còn liên quan. Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp, họ vẫn là một phương pháp đáng tin cậy và chi phí - để theo dõi giờ nhân viên. Nếu công ty của bạn sử dụng máy ghi thời gian thẻ đấm, điều quan trọng là đảm bảo nhân viên của bạn được đào tạo đúng cách sử dụng chúng. Dưới đây là một số lời khuyên để đào tạo nhân viên của bạn về máy ghi thời gian thẻ đấm.
Giải thích mục đích: Trước hết, giải thích mục đích đằng sau bằng cách sử dụng máy ghi thời gian thẻ đấm, đó không chỉ là cơ chế để theo dõi giờ, mà còn giúp tính toán bảng lương, theo dõi tham dự và các chức năng quan trọng khác của HR.
Thể hiện cách sử dụng thích hợp: Đảm bảo nhân viên của bạn biết cách chèn thẻ đúng cách vào máy ghi thời gian và căn chỉnh chính xác. Trình diễn việc sử dụng đúng thời gian ghi âm có thể được sắp xếp bởi bộ phận nhân sự hoặc nhân viên bảng lương.
Làm rõ hướng dẫn đấm: Giải thích những cú đấm nào cần được thực hiện vào thời điểm nào. Ví dụ, đấm vào đầu ngày làm việc, đấm vào bữa trưa và đấm trở lại sau bữa trưa. Khi nhân viên làm việc ngoài giờ, họ phải đấm vào và ra cho phù hợp, và các thủ tục có thể được giải thích. Ngoài ra, giải thích cách khấu trừ tự động của thời gian ăn trưa hoặc cách giao tiếp với bộ phận nhân sự nếu xảy ra lỗi với việc đấm vào và ra.
Thường xuyên theo dõi việc sử dụng: Nhân viên cần hiểu rằng các cú đấm thường xuyên rất quan trọng để quản lý bảng lương hiệu quả. Khuyến khích họ đảm bảo họ đang đấm vào và ra mỗi ngày. Giám sát việc sử dụng và đảm bảo rằng mỗi cú đấm được thực hiện có thể giúp tránh các lỗi trong tính toán bảng lương. Sử dụng phần mềm và công nghệ khi cần thiết để đơn giản hóa quá trình tổng thể.
Cung cấp hướng dẫn trực quan: Hướng dẫn trực quan, chẳng hạn như áp phích hoặc tờ rơi được đặt gần máy ghi thời gian, có thể là một lời nhắc nhở và tài liệu tham khảo hữu ích cho nhân viên. Các hướng dẫn này sẽ cung cấp bước - bởi - hướng dẫn sử dụng máy ghi thời gian cũng như giải thích mục đích và tầm quan trọng của việc sử dụng thích hợp.
Tóm lại, việc đào tạo nhân viên đúng cách sử dụng máy ghi thời gian thẻ đấm có thể đạt được thông qua giáo dục và trình diễn. Điều quan trọng là phải làm rõ các hướng dẫn về đấm, giám sát việc sử dụng và cung cấp các hướng dẫn trực quan hữu ích. Máy ghi thời gian thẻ Punch có thể được coi là lỗi thời bởi một số người, nhưng họ vẫn đóng một vai trò quan trọng trong nhiều doanh nghiệp khi được sử dụng đúng cách.
